Door de coronapandemie werken de Kapelse gemeentediensten sinds maart 2020 exclusief op afspraak. Een jaar later blijkt dat dit voor zowel bezoekers als medewerkers grote voordelen heeft, dus werd beslist om dit voorgoed zo te houden.
Uit onderzoek van het Centrum voor Lokale Politiek (Universiteit Gent) en Radio 2 blijkt dat de helft van de Vlaamse steden en gemeenten ook na corona vooral op afspraak wil werken. Dat gebeurde het afgelopen jaar noodgedwongen om drukte aan loketten te vermijden, ook in Kapellen. Volgens de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) is de tevredenheid zowel bij inwoners als bij gemeentebesturen erg groot. Ook dat is in Kapellen zo. Daarom is beslist om deze werkwijze ook in de toekomst te behouden.
Aanschuiven hoeft niet meer
De grote meerderheid van onze bezoekers heeft deze manier van werken goed onthaald. “Tot maart vorig jaar konden mensen enkel op woensdag- en donderdagnamiddag op afspraak terecht bij de gemeentediensten. Maar op maandagavond stond er geregeld een lange rij aan onze balie”, zegt Ineke Beckers, diensthoofd Burgerzaken. “Nu weten mensen wanneer ze aan de beurt zijn en hebben ze dus de garantie dat ze niet zullen moeten aanschuiven.”
Aanschuiven en zelfs langskomen hoeft trouwens sowieso niet meer voor steeds meer documenten, attesten en aktes die je gewoon thuis, online, kan aanvragen én ontvangen. Sinds 1 april 2020 werd 60% van de attesten digitaal aangevraagd en afgeleverd: een onverhoopt succes. En ook de webwinkel doet het goed.
Kwalitatieve dienstverlening
Dankzij het werken op afspraak ging ook de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening er op vooruit: baliemedewerkers kunnen zich beter voorbereiden aangezien ze steeds de reden van een afspraak kennen. En de diensten kunnen ook beter plannen hoe hun medewerkers ingezet kunnen worden.
Onthaalbalie
Bij de onthaalbalie van het AC is het voor bezoekers nog steeds mogelijk om zonder afspraak langs te komen. Vaak is de reden van een bezoek van zo’n korte duur (vb. aankoop afvalstickers) dat een afspraak maken weinig zin heeft. Bezoekers met een dringende vraag of probleem laten we uiteraard niet in de kou staan. Ook wie niet in de mogelijkheid is om zelf een afspraak te maken, kan telefonisch of fysiek aan de onthaalbalie terecht. De medewerkers zullen hen zo spoedig mogelijk verder helpen.
